Бизнес-аккаунт в A4doc даёт компании общий доступ к нейросетям с оплатой на российское юрлицо: один баланс на команду, роли, лимиты и защита персональных данных. Ниже шесть шагов от регистрации до первого рабочего документа.
Что понадобится
Рабочая почта того, кто будет владельцем аккаунта. На неё придёт счёт.
ИНН компании. Остальные реквизиты сервис подставит сам.
Список почтовых адресов сотрудников, которым нужен доступ.
Один-два документа, которые вы делаете чаще всего: прайс, образец КП или типовой договор.
Сама настройка занимает несколько минут. Если платите по счёту, тариф включится после того, как оплата будет подтверждена.
Шаг 1. Зарегистрируйтесь и создайте компанию
Перейдите на a4doc.ai и зарегистрируйте личный аккаунт. Регистрируйте его на рабочую почту: этот человек станет владельцем компании, а счета будут приходить на его адрес.
В левом верхнем углу кабинета нажмите на «Личный аккаунт» и выберите «Создать компанию».
Введите название организации и нажмите «Далее». Это внутреннее название, его увидят сотрудники в кабинете.
Личный аккаунт при этом никуда не исчезает. Между ним и компанией можно переключаться в том же меню, у каждого свой баланс и свои документы.
Шаг 2. Заполните реквизиты по ИНН
На втором шаге введите ИНН и нажмите «Найти». Сервис сам подставит КПП, юридическое название, ОГРН и юридический адрес.
Проверьте данные и нажмите «Создать». Все поля необязательны, их можно заполнить позже в разделе «Настройки → Данные компании». Там же загружается логотип.
Реквизиты стоит заполнить сразу: сервис подставляет их в документы, которые вы будете создавать, — договоры, КП, письма.
Шаг 3. Выберите тариф и оплатите
После создания компании сервис предложит выбрать тариф. В командных тарифах токены лежат на одном балансе, ими пользуются все сотрудники.
Тариф | Участников | Цена в месяц | Токенов в месяц | При оплате за год |
Команда Старт | до 5 | 2 990 ₽ | 1 000 000 | 1 990 ₽/мес |
Команда Базовый | до 10 | 5 490 ₽ | 3 000 000 | 3 990 ₽/мес |
Команда Премиум | до 50 | 19 990 ₽ | 20 000 000 | 14 990 ₽/мес |
Как выбрать: смотрите на число людей и на то, сколько документов они делают. Если не уверены, начните с меньшего тарифа: токены можно докупить в любой момент, а неизрасходованные не сгорают.
Дальше выберите способ оплаты.
Онлайн-оплата. Банковской картой, через СБП или T-Pay.
Оплата по счёту. Сервис сразу формирует счёт для юрлица, отправляет его на почту владельца и даёт скачать.
Передайте счёт в бухгалтерию. Тариф включится после того, как оплата поступит и будет подтверждена. Автопродления нет: следующий период вы оплачиваете сами, без внезапных списаний.
Шаг 4. Включите защиту данных
Сделайте это до того, как приглашать людей: настройка одна на всю компанию, и по умолчанию она выключена.
Нажмите на своё имя в левом нижнем углу и откройте «Настройки».
В разделе «Приватность» сделайте три вещи:
Включите скрытие персональных данных. Имена, названия организаций, телефоны, почта, ИНН, СНИЛС, паспорта и счета будут заменяться метками до отправки в модель. В готовый документ вернутся исходные значения.
Заполните словарь компании. Добавьте то, что сервис сам не распознает: внутренние названия, коды проектов, номера договоров. Эти слова будут скрываться у всех сотрудников.
Проверьте на своём тексте. Вставьте фрагмент настоящего договора или письма и посмотрите, что именно будет скрыто.
Распознавание автоматическое, редкие написания оно может пропустить. Поэтому третий пункт не формальность: всё, что осталось видимым, добавьте в словарь.
Шаг 5. Пригласите сотрудников
В настройках откройте раздел «Сотрудники», введите почту и нажмите «Пригласить». Кнопка «Несколько» позволяет отправить приглашения списком.
Пока человек не принял приглашение, его адрес виден в строке «Ожидают принятия». После этого он появится в списке ниже.
У каждого участника есть роль:
Роль | Что может | Кому дать |
Владелец | Всё, включая управление администраторами | Тому, кто создал компанию |
Администратор | Приглашения, роли, лимиты, данные компании, тариф | Офис-менеджеру или руководителю отдела |
Участник | Создаёт документы и работает в компании | Всем остальным |
Нажмите «Управление» в строке сотрудника. Откроется окно с двумя вкладками: «Лимит на месяц» и «Роль». Здесь же сотрудника можно заблокировать или удалить из компании.
Лимит ограничивает, сколько токенов сотрудник может потратить за календарный месяц. Сами токены списываются с общего баланса компании. Когда лимит исчерпан, генерация у этого человека останавливается до начала следующего месяца. Пустое поле означает «без ограничения».
Лимиты стоит поставить с первого дня. Баланс общий, и без лимитов один активный сотрудник может израсходовать пакет за всю команду. Расход виден в разделе «Токены».
Шаг 6. Сделайте первый рабочий документ
Доступ открыт, теперь важно, чтобы им начали пользоваться. Начните с ИИ-ассистента: это чат, в котором доступны все возможности сервиса.
В чате выбирается режим работы. От него зависят качество и расход токенов:
Режим | Для чего |
Авто | Сервис сам подбирает режим под задачу |
Lite | Простые тексты и правки, минимальный расход |
Pro | Письма, отчёты, типовые документы |
Max | Расчёты, договоры, сложные документы; самый высокий расход |
Три задачи, на которых команда быстро увидит пользу:
Документ по запросу. Нажмите «Создать документ», выберите тип (приказ, договор поставки, служебная записка) и ответьте на вопросы помощника. Реквизиты, которых не хватило, редактор покажет в списке «Осталось заполнить».
Проверка входящего договора. В разделе «Инструменты» загрузите договор контрагента и укажите свою сторону. Сервис подсветит рискованные пункты и пропуски.
КП по своему прайсу. Приложите к сообщению в чате файл с прайсом и описанием услуг, образец КП на фирменном бланке и опишите заявку клиента одной фразой. Ассистент посчитает стоимость и соберёт документ в стиле образца.
Шаблоны и образцы, которыми пользуется весь отдел, положите в «Документы → Общие документы». Так каждый сотрудник работает от одного и того же образца.
Любой документ перед отправкой проверяет человек: цифры, реквизиты, условия. Договоритесь сразу, кто это делает в каждом отделе.
Нужно больше? Напишите нам
Шести шагов достаточно, чтобы команда начала работать. Если вы хотите пойти дальше и связать A4doc со своими системами — учётной программой, CRM, рекламными кабинетами, — такие расширенные подключения мы делаем индивидуально под компанию.
Расскажите, какие системы вы используете и какие документы или отчёты хотите получать на их данных. Команда A4doc предложит вариант и сроки.
Почта: support@a4doc.ai
Telegram: t.me/A4doc_ai
Заявка на сайте: a4doc.ai/business
Проверьте себя
Компания создана, реквизиты и логотип заполнены
Тариф оплачен и активен
Скрытие персональных данных включено, словарь компании заполнен
Сотрудники приняли приглашения, у каждого есть роль и лимит
Образцы и шаблоны лежат в общих документах
Каждый отдел сделал хотя бы один настоящий документ
Назначено, кто проверяет документы перед отправкой
Частые вопросы
Сгорят ли токены в конце месяца?
Нет. Они остаются на балансе даже после окончания тарифа.
Что делать, если токены закончились раньше?
Докупить на любую сумму. На командных тарифах докупка идёт со скидкой от 10 до 50%.
Можно ли вернуть деньги?
Да, в течение 7 дней за вычетом израсходованных токенов. Заявка отправляется на support@a4doc.ai.
Сотрудник уволился. Что делать?
В разделе «Сотрудники» заблокируйте его или удалите из компании.
В команде больше 50 человек. Есть тариф? Условия для крупных команд и установка на серверах компании обсуждаются отдельно: оставьте заявку на странице для бизнеса.
Если что-то не получается, напишите в поддержку в кабинете или на support@a4doc.ai. Отвечаем по будням с 9:00 до 18:00 по Москве.
Читать: Как автоматизировать коммерческие предложения с ИИ в A4doc
