Как автоматизировать коммерческие предложения с ИИ в A4doc

Один раз описываете ассистенту свой прайс и правила расчёта, дальше менеджер пишет заявку клиента и получает готовое КП с расчётом на фирменном бланке. Ниже шесть шагов на примере фулфилмент-компании; подход работает для любого бизнеса, где цена считается по прайсу.

Что понадобится

• Бизнес-аккаунт в A4doc. Как его создать, мы рассказали в предыдущей инструкции.

• Файл-инструкция. Текстовый файл с прайсом и правилами расчёта. Что в нём должно быть, разобрано в шаге 1.

• Образец КП. Обычное коммерческое предложение вашей компании в Word, с логотипом и реквизитами.

На подготовку файла-инструкции уйдёт час-два. Это единственная трудоёмкая часть, и делается она один раз.

Шаг 1. Подготовьте файл-инструкцию

Файл-инструкция — это то, что вы объяснили бы новому менеджеру в первую неделю, только записанное в один документ. Подойдёт обычный текстовый файл или документ Word. От его качества зависит весь результат: ассистент считает ровно по тому, что в нём написано.

В файле должно быть восемь разделов.

Четыре вещи, которые сильнее всего влияют на качество:

• Запрет выдумывать. Напишите прямо: считать только по прайсу, а если нужной позиции нет, брать ближайшую и помечать цену как ориентировочную.

• Блок допущений. Если данных в заявке не хватает, ассистент принимает разумное допущение и выносит его в отдельный блок «Что уточним при подтверждении». Клиент сразу видит, от чего зависит цена.

• Проверки перед выдачей. Перечислите, что ассистент обязан сверить: сумма сходится, итог не ниже минимального заказа, скидка применена только там, где положена.

• Эталонный пример. Один полностью разобранный расчёт показывает формат лучше, чем страница описаний.

Заготовка, которую можно скопировать и заполнить своими данными:

Генератор КП — [название компании]

1. Задача

Ты — менеджер [компания, город]. По заявке клиента сразу выдай готовое коммерческое предложение: обращение по имени, описание работ, расчёт, итог. Принципы:

• Не задавай вопросов. Не хватает данных — прими допущение и вынеси его в блок «Что уточним при подтверждении».

• Считай только по прайсу из раздела 4. Не выдумывай позиции и цены.

• Всегда показывай итог и цену за единицу.

• Тон деловой, без воды. Объём — один экран.

2. Карточка компании

Название, юрлицо, адрес, телефон, почта, сайт. Что делаем: ... Аргументы для КП (использовать по 2–3): ...

3. Условия

Минимальный заказ, НДС, оплата, сроки, скидки, срок действия цен.

4. Прайс-лист

5. Правила расчёта

Порядок сборки сметы: ... Как выбирать тариф: ... Ориентиры для допущений: ... Обязательные проверки перед выдачей: ...

6. Формат заявки

Имя, телефон, что нужно, количество, особые условия.

7. Шаблон ответа

Обращение → как будем работать → расчёт по этапам → итого → что уточним → условия → подпись и контакты.

8. Пример

Заявка: ...

Эталонное КП: ...

Шаг 2. Подготовьте образец КП

Возьмите коммерческое предложение, которое вы отправляете клиентам сейчас, в формате Word. По нему ассистент поймёт, как должен выглядеть готовый документ.

Хороший образец содержит:

• логотип и шапку в фирменном стиле;

• блок с реквизитами и контактами;

• таблицы с услугами и ценами в том виде, который вам нравится;

• условия сотрудничества и подпись.

Если оформленного КП у вас нет, подойдёт прайс-лист на бланке компании. В нашем примере образцом служит именно он: общее предложение фулфилмента с полным прайсом по двенадцати разделам.

Шаг 3. Передайте файлы ассистенту

Откройте ИИ-ассистента, прикрепите оба файла кнопкой «+» и выберите режим Max: для расчётов нужна самая сильная модель. Затем отправьте такой запрос:

Изучи требования к созданию КП в файле «Генератор КП» и фирменный бланк — так выглядит обычное КП в нашей компании сейчас. На основе этих данных дальше ты будешь отвечать на заявки клиентов.

Ассистент изучит документы и перескажет, что взял в работу: как отвечать на заявки, по каким правилам считать, какие реквизиты и условия подставлять. В нашем примере это заняло 41 секунду.

Прочитайте этот пересказ внимательно. Это самый дешёвый момент, чтобы поймать ошибку: если ассистент понял правило не так, поправьте его сразу, до первой заявки.

Ассистент помнит файлы в пределах одного чата. В новом чате их нужно приложить заново, поэтому для КП удобно держать один постоянный чат и присылать заявки в него.

Шаг 4. Отправьте заявку клиента

Напишите в тот же чат заявку: кто клиент, какой товар, сколько и что нужно сделать. Строго соблюдать формат не обязательно, заявку можно скопировать из письма или мессенджера как есть.

Ассистент вернёт КП текстом прямо в чате. В нашем примере на это ушло около двух минут. В ответе будет:

• обращение по имени и суть работ в одном абзаце;

• блок «Как будем работать» под конкретный товар;

• расчёт по этапам с таблицами: услуга, количество, цена, сумма;

• итог и цена за единицу;

• допущения, которые нужно уточнить у клиента;

• условия и контакты.

Если клиенту достаточно ответа в мессенджере, проверьте цифры, скопируйте текст и отправьте. На этом можно остановиться.

Шаг 5. Соберите КП на фирменном бланке

В конце ответа ассистент сам предложит сделать то же КП файлом Word на бланке. Достаточно согласиться.

Нажмите «Открыть документ», и вы увидите, как он собирается: сервис заполняет документ, проверяет, всё ли на месте, и готовит страницы. Это занимает пару минут.

Когда документ готов, появятся две кнопки: «Скачать DOCX» и «Открыть в редакторе». Сам файл сохраняется в кабинете.

Шаг 6. Проверьте и отправьте

Откройте документ в редакторе. Логотип, заголовки и таблицы повторяют ваш образец, а содержание собрано под заявку.

Перед отправкой проверьте пять вещей:

• Имя клиента, товар и количество совпадают с заявкой

• Цены в таблицах взяты из вашего прайса

• Подытоги и итог сходятся, суммы стоят в своих колонках

• Допущения в блоке «Что уточним» разумны для этого клиента

• Реквизиты, контакты и срок действия цен актуальны

Правки можно внести руками или попросить ассистента в правой панели редактора. Когда всё верно, нажмите «Скачать» в правом верхнем углу и отправьте файл клиенту.

Как улучшать результат

Первые десять КП сверяйте с тем, что посчитали бы вручную. Каждое расхождение — это правило, которого не хватает в файле-инструкции.

Ещё три совета:

• Держите файлы под рукой. Положите файл-инструкцию и образец в общие документы компании, чтобы любой менеджер мог начать свой чат с тех же материалов.

• Обновляйте прайс в одном месте. Изменились цены — правьте файл-инструкцию и начинайте новый чат с обновлённой версией.

Нет времени настраивать? Сделаем за вас

Пришлите нам прайс и образец КП. Команда A4doc соберёт файл-инструкцию под ваш бизнес и покажет расчёты на ваших заявках.

• Почта: support@a4doc.ai

• Telegram: t.me/A4doc_ai

• Заявка на сайте: a4doc.ai/business

Успешных продаж!

Читать: Как создать бизнес-аккаунт в A4doc: пошаговая инструкция